С-3. Контроль подписания УПД

Роль: Офис-менеджер (офис-менеджер)
Приоритет: P1
Экономия: 25–30 ч/мес
Модель автономности: Делегирование — AI мониторит, человек решает проблемы

---

1. Процесс

AS-IS

Время: 10–15 мин/УПД × 12 документов/день = 2–3 ч/день
Акторы: Офис-менеджер (единственная), AI не участвует
Боль: 3 системы + стикеры + ежедневник, нет общей картины

TO-BE

Время: 15–20 мин/день (только исключения)
Акторы: AI-агент (мониторинг, рутина) + Офис-менеджер (проблемы)

---

2. Данные

Потоки данных

Источник	Что даёт	Как получаем	Состояние
Контур.Диадок	Статусы подписания, даты, причины отклонений	API (polling)	Структурированное
1С	Реализации, суммы, контрагенты, ИНН	REST / HTTP-сервисы	Структурированное
CRM (Б24)	Связь: конкурс → поставка → документ → оплата	Внутри системы	Создаём

Проблемы с данными

• Нет связи: три системы не знают друг о друге — всё через ручной поиск
• Разные ID: нумерация в 1С ≠ нумерация в Диадок — нужен маппинг
• Условия оплаты: разные у разных клиентов, хранятся в договорах и памяти сотрудника
• Нет истории: «когда отправлен УПД, когда подписан, сколько ждали» — нигде не агрегировано

Карта потоков (TO-BE)

Диадок (API polling) → [маппинг: document_id ↔ 1С realization ↔ Б24 deal]
    → Статус обновлён в Б24
    → [Правила из knowledge/payment-terms.md]
    → Расчёт даты оплаты
    → [Мониторинг: unsigned >3д → задача, rejected → алерт]
    → Дашборд «Документооборот»

---

3. Абстракции

Карта интерфейсов

Сейчас	Функция	После	Изменение
Excel (таблица планирования)	Найти отгрузку	Не нужен	Убираем — данные в Б24
1С	Найти реализацию, сумму	API-интеграция → данные в Б24	Убираем из ежедневного цикла
Контур.Диадок (браузер)	Проверить статус	API-интеграция → автомониторинг	Убираем из ежедневного цикла
Ежедневник + стикеры	Напоминания «проверить»	Автоуведомления	Убираем полностью
—	Общая картина	Дашборд «Документооборот»	Новое — observability

Что это даёт

• Минус 4 интерфейса для ежедневной рутины (Excel + 1С + Диадок + бумага)
• Плюс 1 дашборд — единый экран вместо 5 шагов на каждый документ
• Ключевое: переход от проактивной проверки каждого документа к реактивной работе по исключениям

---

4. Контекст

Знания × режимы применения

Знание	Где сейчас	Режим	Формализуемость
Срок оплаты по контрагенту	Договоры + экспертиза сотрудника	AI сам → справочник условий	Да
Что делать при отклонении УПД	Не записано, экспертиза сотрудника	AI помогает → алгоритм причина→действие	Да
Кому звонить у клиента	Контакты + голова	AI сам → карточка контрагента	Да
Приоритет документов (по сумме)	Не записано, экспертиза сотрудника	AI сам → автоприоритет	Да
Нестандартные ситуации (спор по сумме, задержка по цепочке)	Неявные знания сотрудника	Человек сам	Нет

Иерархия контекстных файлов

Уровень	Файл	Содержание
Операционный	knowledge/payment-terms.md	Условия оплаты по контрагентам
Тактический	knowledge/rejection-playbook.md	Алгоритм: причина отклонения → действие
Процессный	specs/upd-monitor.yaml	Правила мониторинга, пороги, эскалация

---

5. Автономность

Когнитивная карта

Шаг процесса	Когнитивный тип	Делег. ↔ Коорд.	Обоснование
Мониторинг статусов в Диадок	Извлечение	100% делегирование	API polling, полностью формализуемо
Маппинг документ ↔ реализация ↔ сделка	Синтез	100% делегирование	Связь по ключам (ИНН, номер)
Расчёт даты оплаты	Анализ (правила по контрагенту)	100% делегирование	Формула: дата подписания + срок из справочника
Обнаружение просрочки	Валидация (проверка SLA)	100% делегирование	Сравнение дат
Приоритизация документов	Анализ (по сумме, сроку)	100% делегирование	Формальная сортировка
Уведомление при проблеме	Генерация (текст уведомления)	90% делегирование	Шаблон + детали из карточки
Разбор отклонённого УПД	Анализ + Синтез	Координация	AI подсказывает причину и действие, Офис-менеджер решает
Коммуникация с клиентом	Генерация	Координация	AI может предложить текст, Офис-менеджер корректирует

Граница ответственности

AI делает сам (делегирование)	Человек решает (координация)
Мониторинг статусов	Разбор отклонённых документов
Обновление CRM	Коммуникация с клиентом
Расчёт дат оплаты	Нестандартные условия
Уведомления при просрочках	Реструктуризация сроков
Дашборд общей картины	Стратегия по дебиторке

Уровень делегирования: делегирование (инструмент)
Эскалация: отклонение УПД, нестандартные условия, спор по сумме

---

6. Реализация

Трансформация документации → агент

knowledge/payment-terms.md       ──→  agent context (справочник условий)
knowledge/rejection-playbook.md  ──→  agent context (алгоритм при отклонении)
specs/upd-monitor.yaml           ──→  agent config (polling, маппинг, алерты)
                                 ──→  agent system prompt (из когнитивной карты)
                                 ──→  acceptance tests (из метрик)

→ Спецификация агента: specs/upd-monitor.yaml

Метрики

Метрика	Сейчас	Цель	Источник теста
Время на контроль УПД	2–3 ч/день	15–20 мин/день	Хронометраж
Время обнаружения проблемы	1–3 дня	<4 часа	Логирование
Просроченные необнаруженные	Случается	0	Мониторинг
«Потерянные» документы	Случается	0	Мониторинг
Точность расчёта даты оплаты	Ручная	100% автоматическая	Сверка с фактом

Фазирование

Фаза 1 (без интеграций): Дашборд в Б24 с ручным вводом статусов. Уже лучше: одно место вместо 3 систем + стикеров.

Фаза 2 (с интеграциями): Автоматический мониторинг Диадок + связка с 1С.

Зависимости

• API-доступ к Контур.Диадок (уточнить тариф)
• Интеграция 1С → Б24 (зависит от версии 1С)
• Справочник условий оплаты (собрать с Офис-менеджером)
• Маппинг нумераций 1С ↔ Диадок ↔ Б24
• Алгоритм действий при отклонении (собрать с Офис-менеджером)